Zarządzanie czasem – czy popełniasz te błędy?

Zarządzanie czasem to temat, który znajduje się w czołówce problemów, z jakimi zwracają się do mnie menedżerowie. Mimo setek dostępnych książek czy kursów, zdaje się, że nadal nie znajdujemy odpowiedzi, jak unikać przytłaczającego chaosu, jak znaleźć chwile na to, czego chcę (a nie jedynie muszę) albo, jak nadążyć z terminami i jak wyznaczać priorytety. Generalnie, jak usprawnić swoje organizowanie.

Co zatem jest przyczyną, że mimo tylu źródeł z wiedzą o tym, na czym powinno polegać zarządzanie czasem, nadal nasza codzienna praktyka nie daje nam wytchnienia?

Mam swój punkt widzenia na tę kwestię. Sądzę, że popełniamy kilka fundamentalnych błędów.

Zarządzanie czasem – ustal swój wpływ

Jedna z kluczowych spraw, w kontekście tematu, jakim jest zarządzanie czasem, dotyczy Twoich przekonań, które generują Twoje nastawienie i związane z nim emocje. Otóż, tak długo, jak jesteś przekonana, że Twoje problemy z czasem wynikają z tego, jak działa firma, w której pracujesz, nie masz szans na zmianę.

Jeśli sadzisz, że powodem Twoich kłopotów jest m.in. to, że:

Twój szef zleca zadania w ostatniej chwili, oczekując natychmiastowej realizacji,
Twoi współpracownicy swoim niezorganizowaniem wywracają Twoje harmonogramy,
Nieustanne spotkaniach nie pozwalają Ci na zajęcie się ważnym sprawami,

to nic nie zrobisz ze swoją organizacją pracy.

To prawda, w ogromnej liczbie firm naprawdę dzieją się te rzeczy. Jednak, gdy widzisz problem tylko z tej strony, pozostaniesz wyłącznie bezradny.

Oznacza to bowiem, że Twoje trudności w ogóle nie zależą od Ciebie. Znikną dopiero wtedy, gdy szef nauczy się planować, gdy koledzy będą stosować się do Twoich terminów i pojawi się ktoś, kto wreszcie zrobi porządek z tymi okropnymi spotkaniami.

Chcąc rozwiązać tak postawiony problem, i Ty, i ja także, będziemy bezsilni. Nie będziemy mogli dokonać zmiany. Przynajmniej z kilku powodów. Na przykład dlatego, że inni mogą nie chcieć się zmieniać (na to naprawdę niewiele możesz poradzić), że mogą tego nie potrafić albo że firma nie zamierza przeznaczać swojej energii na poprawianie całego systemu organizowania, bo uważa, że działa on wystarczająco dobrze (i na to także ostatecznie, tu i teraz niewiele możesz poradzić).

Przy podejściu, że to inni muszą coś zmienić, aby u nas nastąpiła poprawa, pozostaje nam jedynie czekać i dostosować się do frustrującego systemu.

Ci, którzy są najbardziej sprawczy i niezależni, największy problem upatrują nie w okolicznościach zewnętrznych, ale w swojej organizacji pracy. Sądzą, że jeśli ją zmienią, to poprawią swoją skuteczność. I na tym właśnie się koncentrują.

Ustal swoje obszary wpływu

Jeśli chcesz decydować o tym, jak wygląda Twój dzień, jakie wyniki przyniesie Twoje zarządzanie czasem, musisz poczuć, że masz na to wpływ. Nie całkowity, nie na wszystko, ale na wiele kwestii. Inaczej, nie pomogą Ci żadne techniki. Przy takim bowiem podejściu, próby ich implementowania to kolejna strata czasu i nerwów.

Z wniosków, jakie dostarczają mi menedżerowie, z którymi pracuję, wynika, że możesz mieć wpływ m.in. na to:

jak planujesz swój dzień, jakie planujesz efekty, na co chcesz przeznaczyć swój czas,
czy ustalasz z ludźmi reguł waszej współpracy,
konsekwentne ich przestrzeganie i egzekwowanie, aby inni przestrzegali zasad, na które się umówiliście,
na stawianie granic i brak zgody na to, że inni swobodnie i bez konsultacji np. organizują Ci spotkania,
na własną dyscyplinę pracy.

Zupełnie niemało, prawda?

Każdy z nas znalazłby kilka propozycji do takiej listy. Problem jednak w tym, że jej nigdy nie zrobiłeś. Twoja skuteczność będzie marna, jeśli nie ustalisz, na które obszary chcesz świadomie zacząć wpływać.

Dlatego zrób taki spis, napisz co we współpracy z ludźmi w firmie chciałbyś zmienić i zaplanuj, jak tego dokonać. Będziesz potrzebował trochę asertywności i wytrwałości, ale to się opłaci.

Mnie np. udało się umówić z moimi współpracownikami i klientami na to, że nie odpowiadam natychmiast na maile. Zawsze odpisuję, jednak popołudniu, bo wtedy przeznaczam czas na swoją skrzynkę. Początkowo nie było łatwo; otrzymywałam smsami ponaglenia do odpowiedzi, a nawet interwencje telefoniczne. Jednak z czasem udało się przekonać ludzi, że na odpowiedź mogą poczekać. Podobnie ma się u mnie sytuacja z telefonami; najczęściej ich nie odbieram. Jednak zawsze oddzwaniam. To wiedzą wszyscy, którzy ze mną pracują, nowym współpracownikom także o tym mówię. Jeśli sprawa jest pilna, proszę o info w smsie.

Takie podejście uwolniło mnie od presji, że muszę natychmiast reagować, w czasie, gdy np. konsultuję innego klienta. Takie podejście pozwoliło mi mieć spokojne popołudnia i weekendy.

Pamiętajcie, chirurg, gdy operuje także nie odbiera, adwokat na sali sądowej podobnie. Nie dajcie się w każdej chwili i każdemu wytrącać z realizacji własnych planów. Niewielu z nas pracuje w pogotowiu ratunkowych, niewielu z nas jest strażakiem.

Świat poczeka. Serio 🙂

Działaj celowo. Ustal swoje „po co”

Gdy już uwierzysz, że mimo wielu utrudnień pochodzących z zewnątrz, możesz jednak wprowadzić kilka usprawnień, swoją pracę nad lepszą organizacją zacznij od pytania, po co?

Po co chcesz to zrobić? Dlaczego Ci na tym zależy?
Jak ma wyglądać efekt zmiany, do której chcesz doprowadzić?

Twoje działanie musi być celowe, powinieneś wiedzieć, co chcesz osiągnąć i po czym poznasz, że to zrobiłeś. Poprawa własnego organizowania nie jest celem samym w sobie. Jest to narzędzie, które ma Cię do czegoś doprowadzić. Zanim zaczniesz cokolwiek robić, dogadaj się ze sobą, uświadom sobie, co dzięki temu chcesz osiągnąć.

Możesz chcieć więcej czasu przeznaczyć na podnoszenie kompetencji, możesz chcieć ograniczyć ilość czasu przeznaczanego na gaszenie pożarów, możesz chcieć kończyć pracę o określonej godzinie i bez konieczności pracy do domu. To Ty wiesz na czym Ci zależy. Wiesz?

Zastanów się zatem, spokojnie i z namysłem, jak wyglądałoby Twoje życie, gdyby wszystko było, jak należy, gdyby było ustawione tak, jak chcesz. Wyobraź sobie swój świat, gdy organizacja Twojej pracy jest wystarczająco sprawna. Jak to wygląda?

To Twoja wizja efektu, do którego dążysz. Zapisz ją i codziennie zaglądaj, aby przypomnieć sobie, po co to wszystko robisz. Dzięki temu będzie Ci dużo łatwiej zmotywować się do pokonywania trudności, a przede wszystkim, łatwiej będzie Ci wrócić na właściwy tor, gdy ponownie pochłonie Cię codzienny rozgardiasz i zejdziesz z drogi obranej zmiany. Nieustalenie efektu dla zmiany, wytrąca Ci z ręki ster.

Wizja efektu i poczucie sprawstwa to dwie pierwsze sprawy, z którymi musisz się uporać, aby zacząć pracę z narzędziami i metodami w zarządzaniu czasem.

Więcej o zarządzaniu przez efekty pisałam tu:

https://pieczynska.com.pl/category/wyznaczanie-celow/

Wzorcowa struktura działań

Ludzie, którzy chcą poprawić swoje zarządzanie czasem, często mówią mi, co zrobią, gdy już uda im się zaoszczędzić tracony czas. Wyobrażają sobie, że gdy niektóre aktywności poprowadzą szybciej, sprawniej to czasu przybędzie. Proponuję pomyśleć o tym inaczej.

Czasu nie zaoszczędzisz,

możesz zmienić strukturę swoich dotychczasowych aktywności.

Każdy menedżer wie, jakimi kategoriami zadań powinien się zajmować, aby właściwie wykonywać swoją rolę. Jeden z moich klientów, menedżer sprzedaży, wypunktował dla siebie:

Zarządzanie zespołem,
Sprzedaż,
Podnoszenie własnych kompetencji,
Tworzenie i realizacja strategii działu,
Współtworzenie i realizację strategii firmy.

Były to obszary, które postrzegał jako najistotniejsze w swojej pracy. Poprosiłam, aby określił, ile czasu chciałby przeznaczać na każdą z podanych kategorii. W ten sposób powstała wzorcowa struktura codziennych działań. Ta, do której miała doprowadzić zmiana w organizacji pracy. Wyglądała ona tak:

Szef sprzedaży najwięcej czasu w tygodniu chciał przeznaczyć na sprawy związane z zarządzaniem swoim zespołem: właściwe wyznaczanie celów, omawianie wyników, wspieranie ludzi w rozwoju, sensowne delegowanie itd.

Odpowiadając za wynik sprzedaży i kompetencje swoich ludzi, wiedział, że będzie nadal brał udział w niektórych spotkaniach z klientami. Przeznaczył na to trochę więcej niż godzinę dziennie.

Sensownie uwzględnił czas potrzebny dla działań strategicznych w dziale i na rzecz firmy. Podjął także stanowczą decyzję co do spraw, które nie wpływały na realizację jego celów. Na różnego rodzaju analizy danych (które uwielbiał), na omawianie przeróżnych formalizmów i procedur, na spotkania, które w wystarczającym stopniu nie uzasadniały jego obecności, i wiele innych aktywności bez kategorii w jego strukturze działań przeznaczył jedynie 2 godziny w całym tygodniu.

Planuj nieplanowanie

Była to bardzo dobra struktura, adekwatna do zakresu roli i wyzwań, jakie przed nim stały. Zwróciłam mu także uwagę, aby nie planował ściśle całego tygodnia.

Zawsze podkreślam, że część każdego dnia trzeba zostawić na sprawy nagłe, nieprzewidywalne. Ile? To zależy od specyfiki Twojej pracy. Księgowy zaplanuje „na sztywno” więcej niż szef działu obsługi klienta. Szef sprzedaży z mojego przypadku, planował 6 godzin w ciągu dnia, dwie zostawiając na elastyczność

Koniecznie także wykonaj to zadanie. Pomyśl, jak ma wyglądać Twoja wzorcowa struktura. Możesz to rozpisać tak, jak pokazałam, na kartce w formie diagramu. Możesz użyć do tego kalendarza, planując w konkretnych godzinach i decydując o tym, ile przeznaczyć czasu na zadania. Sposób dowolny, byleby zobrazować docelową strukturę.

Czy wiesz, jak to robisz teraz?

Czas na kolejne kroki. Skoro masz punkt już modelową strukturę tygodnia pracy (punkt B, do którego dążysz), ustal dokładnie, jak robisz to teraz (punkt A). Różnice pomiędzy stanem A i wzorcem B ukażą to, co powinno zostać zmienione.

Uczestnicy moich zajęć wypisują szczegółowo, czym się zajmują, grupują aktywności w kategorie, po czym szacują czas, jaki na nie przeznaczają. Zadanie to sprawia im kłopot. Nie tylko nie są pewni co do swoich estymacji, ale wielokrotnie zastanawiają się na czym tak naprawdę mija im tydzień. Nieraz widziałam ich zażenowanie i obawy; narzekają na brak czasu, a okazuje się, że nie potrafią powiedzieć na co go przeznaczają.

Jednak fakt, że nie potrafisz wiernie odtworzyć swojego tygodnia jest oczywisty. Nikt przy takiej zmienności zadań w czasie, nie jest w stanie tego zapamiętać. Z resztą, po co? 😉 No, ale jak mówił, wielokrotnie przeze mnie cytowany, Peter Drucker, nie mierzysz – nie zarządzasz.

Rzetelna własna analiza

Dlatego każdemu zalecam przeprowadzenie badania, samoobserwacji. Umawiamy się, że przez kolejny tydzień menedżer będzie zapisywał każdą, nawet najdrobniejszą aktywność z podaniem czasu, jaki na nią przeznaczył.

Z reguły, po tygodniu nadal nie mamy danych. Dlatego, że nawyk odnotowywania zadań także wymaga praktyki. Na początku menedżerowie zapominają wpisać wiele zadań na listę i później próbują ponownie odtworzyć to z pamięci. Błąd. Dobre dane wymagają rzetelności pomiaru. Dlatego chcąc dobrze zaplanować i wprowadzić zmianę, nie oszukujmy samych siebie, tylko konsekwentnie zapisujmy informacje.

Po dwóch tygodniach robimy analizę. Nigdy do tej pory, żaden z moich podopiecznych nie powiedział, że wyniki badania są zgodne z jego wcześniejszymi estymacjami. Pomiar zaskakuje, bo ludzie dowiadują się, ile faktycznie czasu przeznaczają na różne aktywności. Dostrzegają, że wykonują zadania, którymi w ogóle nie powinni się zajmować, których nie ma w ich wzorcowej strukturze. Na pierwsze miejsce z reguły trafiają te zadania, które menedżerowie wykonywali w czasie, gdy byli specjalistami, zanim dostali awans. Szefowie sprzedaży sprzedają, kierownicy marketingu organizują kampanie, a dyrektorzy finansów wertują raporty i statystyki. Zupełnie nie przeznaczają pracy na działania związane ze strategią, mało na własne kompetencje i bardzo mało na wspieranie rozwoju swoich pracowników.

Jednym zdaniem:

Ludzie nie robią tego,

co myślą, że robią,

a to, co robią,

znacząco odbiega od tego,

co powinni i chcieliby robić.

Struktura bieżących działań menedżera z mojego opisu także go zaskoczyła i wyglądała tak, jak pokazuje poniższy rysunek.

Najwięcej czasu spędzał on na sprzedawaniu (sic!), czyli na robocie specjalisty i na załatwianiu spraw bez kategorii. Zgroza. Ponadto, pracował znacznie więcej niż chciał, mając na względzie dobro rodziny i własne samopoczucie.

Wpierw, mimo że obserwacje czynił sam, dzielnie bronił się przed wnioskami. Potem próbował walczyć o sens bieżącego podejścia, choć jasno było widać, że ma ono niewiele wspólnego z tym, do czego chciał dążyć. Ludzie nie lubią dowiadywać się, że robią coś niezbyt dobrze. Ostatecznie jednak, zdecydował, że faktycznie, coś trzeba z tym zrobić.

Koniecznie wykonaj to ćwiczenie. Sprawdź, jak faktycznie wygląda struktura Twoich działań. Nie bazuj na tym, co Ci się wydaje. To pułapka, która uniemożliwi Ci przeprowadzenie zmian, na których Ci zależy.

Następnie, podobnie jak przy ustalaniu wzorca, rozpisz aktualną strukturę (zadanie i przeznaczany na nie czas) i określ, co musisz zmienić.

Mój podopieczny wykonał poniższe zestawienie i określił, które działania chce ograniczyć, a na które przeznaczyć więcej czasu.

Planowanie zmiany

Podsumujmy to, co do tej pory zostało powiedziane:

Jeśli chcesz zapanować nad tym, co dzieje się z Twoim czasem, musisz wiedzieć, gdzie jest obszar Twojego wpływu; co możesz zmienić i gdzie poprawa zależy od Ciebie. Inni Ci tego nie uporządkują.
Ustal swoje „po co”. Niech nakieruje Cię ono na efekt, do którego będziesz dążyć za pomocą nowych metod i zwyczajów.
Zarządzanie czasem to świadome wybieranie aktywności i decydowanie o czasie, jaki chcesz na to przeznaczyć. Sprawdź, jak to robisz dziś i ustal, jak chcesz to robić, aby móc osiągnąć efekt, na którym Ci zależy. Zbuduj wzorcową strukturę i przeanalizuj obecną.

Na tym nie koniec. To w zasadzie dopiero początek 🤓

Temat jest bardzo złożony, jednak mi zależało na pokazaniu Ci od czego musisz zacząć, jeśli chcesz efektywnie korzystać z dostępnych metod i sposobów opisywanych w poradnikach dotyczących zarządzania czasem.

Na koniec dodam tylko, że aby móc doprowadzić do zmian w strukturze pracy, koniecznie musisz nauczyć się układać zajęcia w większe bloki czasowe. Twoje godziny pracy raczej powinny wyglądać tak, jak u mojego przykładowego menedżera, po wprowadzeniu zmian:

Nie tak, jak u większości z nas:

Zarządzanie czasem to nie tylko techniki

To przede wszystkim, nie techniki. To świadomość własnych celów i determinacja do tego, aby je zrealizować. To wiara we własne sprawstwo. Zarządzanie czasem wymaga stworzenia sensownego wzorca tygodnia pracy i ustalania priorytetów. To bycie konsekwentnym, ale to także elastyczność; umiejętność radzenia sobie z pożarami, sytuacjami, gdy musisz zmienić swoje wcześniej ustalone plany.

Zarządzanie czasem to podejmowanie decyzji i komunikowanie ich współpracownikom. Nie wszystkim spodoba się to, że stawiasz granice i reguły w swoim kalendarzu. Nie dziw się; nauczyli się, że można do Ciebie zawsze przyjść, zadzwonić, oczekiwać błyskawicznej odpowiedzi na mail tudzież decydować o liczbie Twoich spotkań. Przygotuj się więc na ćwiczenie charakteru i asertywności.

Warto 🙂

Powodzenia

Zapisz się do mojej bazy i pobierz bezpłatnie smart-listy: narzędzia wspierające metodyczne zarządzanie