Zarządzanie czasem to temat, który znajduje się w czołówce problemów z jakimi zwracają się do mnie menedżerowie. Mimo setek dostępnych książek czy kursów, zdaje się, że nadal nie znajdujemy odpowiedzi, jak unikać przytłaczającego chaosu, jak znaleźć chwile na to czego chcę (a nie jedynie muszę) albo jak nadążyć z terminami i jak wyznaczać priorytety. Generalnie, jak usprawnić swoje organizowanie.

Co zatem jest przyczyną, że mimo tylu źródeł z wiedzą, na czym powinno polegać zarządzanie czasem, nadal nasza codzienna praktyka nie daje nam wytchnienia?

Mam swój punkt widzenia na tę kwestię. Sądzę, że podejmując decyzję, że coś trzeba w naszym zorganizowaniu zmienić, popełniamy kilka fundamentalnych błędów.

Brzmi jak zapowiedź niełatwej podróży. I coś w tym jest… . Silosy to zło, a ich demontaż to dla każdej organizacji poważne przedsięwzięcie, ale w mojej ocenie, konieczność.Silosy są swego rodzaju królestwami, które tworzą się w ramach struktur pionowych (smukłych, wertykalnych – jak kto woli). Powstają w ramach działów, departamentów i innych jednostek. Wraz ze wzrostem firmy powiększają się i najczęściej umacniają swoją izolację. Widać to m.in. po tym, że pracownicy poszczególnych działów koncentrują się na realizacji celów jedynie własnej jednostki, tracąc z oczu perspektywę całej firmy.

Struktura organizacyjna jest narzędziem. Narzędziem do realizacji strategii firmy. Jak sama nazwa wskazuje, strukturalizuje, reguluje przepływ decyzji i pracy. Dzieli obowiązki i odpowiedzialność. Ustawia poziom formalnej władzy, a także profitów.Najpopularniejszy typ struktury organizacyjnej to tzw. struktura funkcjonalna (mają kształt piramidy; od naczelnego kierującego, stanowiska rozgałęziają się w dół w ramach wydzielonych pionów funkcyjnych, np. produkcja, marketing, sprzedaż, finanse, itd.). Choć są wynalazkiem z XIXw nadal regulują przepływ pracy w większości współczesnych firm. A już na pewno polskich MiŚP.

Nie jest już dziś dla nikogo tajemnicą, że struktury typu „góra – dół” w istotnym stopniu zmniejszają efektywność organizacji. Szczególnie dziś, w czasach, gdy najważniejsze jest szybkie i sprawne dostosowywanie się do zmian rynkowych. Najmocniej uwidacznia się to w dużych organizacjach, gdzie komunikacja czy sprawność decyzyjna w zetknięciu z rozbudowaną liczbą szczebli hierarchii ulega potężnej inercji. Wybawieniem ma być holokracja, dzięki której buduje się firmy bez szefów. Za jej twórcę uznawany jest Brian Robertson, amerykański inżynier, który w 2010 opublikował „konstytucję”. Jest to obszerny dokument dający ramy do budowania i implementowania tego nowego systemu społeczno – organizacyjnego.