Trzy największe błędy w organizowaniu pracy
Jakie są największe i najczęstsze błędy w organizowaniu pracy, które przydarzają się menedżerom? Zapytałam Was o to kilka dni temu i podzieliliście się ze mną swoimi spostrzeżeniami. Dodając do tego moje doświadczenia, przygotowałam listę faworytów 😉
Miejsce na podium przypadło dla:
- Brak listy rzeczy do zrobienia (to do). Trzymanie zadań w głowie.
- Zaczynanie dnia pracy od przeglądu skrzynki z mailami.
- Traktowanie wszystkich zadań pilnych jako własnych i ważnych.
Brak listy to do na piśmie
Trzymanie w głowie informacji o tym, co masz do zrobienia to kiepski nawyk organizacyjny, ale przede wszystkim zwyczaj fatalnie wpływający na Twoje samopoczucie i energię.
Nic tak nie podkręca permanentnego stresu, jak pulsująca w głowie myśl, że masz do zrobienia mnóstwo rzeczy, z pewnością więcej niż możesz wykonać, że masz masę zaległości, że nie starczy Ci czasu, że na pewno o czymś zapomniałeś, że zaraz coś się wydarzy, że ktoś obciąży Cię odpowiedzialnością, że ciągle dochodzą nowe tematy, że ledwie nad tym panujesz…
Znam to. Też tak miałam, dopóki nie zaczęłam zapisywać wszystkiego na kartce papieru. Wszystkiego. Zadań, zleceń, poleceń, planów i pomysłów. Spisywanie tego na liście pozwala odciążyć głowę i zacząć odzyskiwać poczucie kontroli. Patrzysz na kartkę i wiesz. Nie fantazjujesz, nie wyobrażasz sobie, nie dołujesz się, tylko WIESZ co masz do zrobienia.
Na dzień dobry, przegląd skrzynki
Skrzynka mailowa to miejsce, w którym dzieją się cuda 😀 Znajdziesz tam wszystko, tylko nie informacje o Twoich priorytetach, czyli zadaniach, którymi powinieneś zająć się po to, aby zrealizować stawiane przed Tobą cele. Najczęściej jest to miejsce, z którego dowiesz się, czego chcą od Ciebie inni i jak mają zamiar wykorzystać Twoją pracę do realizacji swoich celów: prośby o odpowiedzi, o zapoznanie się, o spotkanie, o ustalenie… Mnóstwo spraw. Najczęściej pilnych. Gdybym jednak zadała pytanie, które z nich realnie mogą Ci pomóc w osiągnięciu Twoich efektów, z reguły, nieliczne.
Skrzynka mailowa odciąga Twoją uwagę od najważniejszych spraw. Zanim zaczniesz czytać maile, uporządkuj swoje najistotniejsze zadania na tydzień lub chociaż na bieżący dzień. Zaznacz, jakie efekty chcesz osiągnąć i na czym musisz się skoncentrować. W przeciwnym wypadku, dasz się wkręcić w załatwianie spraw ze skrzynki.
Traktowanie zadań pilnych jako własnych priorytetów
To, że wiele razy w ciągu dnia musisz reagować na kryzysy, to dla mnie jasne. Niewielu z nas ma pracę, w której wszystko da się zaplanować i w której dzień pracy przebiega bez żadnych zakłóceń.
Proponuję Ci jednak mały eksperyment: spisz wszystkie zadania, polecenia, które wpadały do Ciebie jako pilne, a następnie sprawdź, ile z tych pilnych spraw to skutek tego, że ktoś nie załatwił SWOJEGO zadania na czas (z odpowiednim wyprzedzeniem) i teraz ciśnie Ciebie i cały świat dookoła o szybką reakcję. Sprawdź, ile z tych zadań to presja na Ciebie w sprawach, które nic, ale to nic nie wnoszą do Twoich priorytetów i efektów. Zdziwisz się proporcjami.
Nauczyłam się w takich przypadkach być asertywną. Zaglądam do kalendarza i mówię: „Rozumiem, że to dla Ciebie pilne, jednak mam tyle spraw do zrobienia, że będę mogła się tym zająć dopiero (tu podaję termin)”. Wiem, wiem. To wymaga odwagi. Od Ciebie zależy, czy chcesz uświadomić kolegom, że gdy ich praca zależy od Twojej pracy, powinni termin z Tobą uzgodnić (uwzględnić to w swoim planowaniu), czy chcesz brać na tapet wszystko, co i jak leci. Do upadłego.
Jeśli chcesz lepiej zapanować nad czasem, jaki przeznaczasz na pracę, nie masz wyboru, musisz zacząć planować i pracować w zgodzie z pewnymi regułami.
Jak usunąć błędy w organizowaniu?
Najważniejsze reguły poniżej:
- Zacznij robić listę to do.
- Dzień zaczynaj od planowania, a kończ podsumowaniem.
- Zapoznaj się z koncepcją matrycy Eisenhowera – proste i pomocne narzędzie, które pomoże Ci zacząć rozsądnie przydzielać priorytety.
- Planuj to znaczy ustalaj terminy realizacji. Dla siebie i z innymi. Niedługo, wkrótce, najszybciej jak to możliwe – to nie terminy.
- Planuj z buforem. Nie ma opcji, aby udało Ci się zaplanować cały dzień. Zostaw np. 30% dnia na sprawy nagłe, nieprzewidziane, na kryzysy.
- Mądrze prowadź i mądrze uczestnicz w spotkaniach. Przeznaczamy na nie mnóstwo czasu, a z efektami bywa różnie 😉 Jak dobrze poprowadzić spotkanie <- pisałam tu.
Moja przygoda z „zarządzanie czasem” zaczęła się, wiele lat temu, gdy totalnie straciłam panowanie nad masą zadań i obowiązków. Wiedziałam, że albo odzyskam kontrolę, albo zwariuję. Gdy usuniesz opisane przeze mnie trzy największe błędy w organizowaniu i wdrożysz powyższe zasady – staną się cuda. Serio. Jeśli jeszcze ich nie stosujesz, nie zwlekaj. Szkoda zdrowia 🤓
Powodzenia
A.
