Spotkania nasze powszednie

Spotkania wewnętrzne w firmach to zjawisko warte książki. Na obserwacjach i wnioskach można by się doktoryzować. Kto nie spędza na spotkaniach wielu godzin w tygodniu z poczuciem zmarnowanego czasu? Nieliczni.

I w gruncie rzeczy sami jesteśmy sobie winni. Nie ustalamy reguł, nie przestrzegamy dobrych praktyk. Choć, gdy pytam o nie w firmach, wszyscy je znają…

Gadamy bez opamiętania, a szczególnie na tematy, które właśnie w tym momencie poruszą nas emocjonalnie, angażujemy się w obronę naszych terytoriów, udowadnianie kto ma rację, szukamy winnych, a czas płynie…

Jak organizować spotkania w firmie, aby były skutecznym narzędziem, nie pożeraczem czasu?

Wszystko zaczyna się jeszcze zanim się zacznie ;), bo dobre spotkanie to spotkanie:

które ma WŁAŚCICIELA i jest przygotowane, a więc,
takie, które ma CEL, AGENDĘ (jeśli poruszonych będzie więcej niż dwa tematy),
i odbywa się w gronie nie przekraczającym 8 osób,

Właściciel to najczęściej ktoś kto wychodzi z inicjatywą odbycia spotkania (ale nie zawsze). Odpowiada za realizację celu spotkania, czyli za doprowadzenie do tego, aby w określonym czasie zadziało się to, co zaplanował.

Najpierw powiedzmy sobie o jego zadaniach

Właściciel musi zadbać o przygotowanie spotkania. Oznacza to, że określa:

pożądany efekt i cel spotkania,
osoby, które są konieczne, aby cel mógł zostać zrealizowany,
termin i miejsce spotkania tak, aby uczestnicy mogli wziąć udział.

Wszystko wydaje się proste, łatwe, może nawet przyjemne, ale… określanie celu, dla którego ma się odbyć spotkanie, to dla menedżerów niezła gimnastyka. Jak zawsze zalecam moją technikę 3 x po co (link pod artykułem).

Najczęściej, gdy pytam po co organizują spotkanie, słyszę, że po to, aby „wszyscy zaangażowanie się dowiedzieli” albo po to, żeby „omówić temat” , albo „przedyskutować”, „poznać opinie” czy „zaprezentować”.

I tu zaczyna się problem, bo jak widać, ludzie mylą powody, metody i cele.

Bo jeśli celem jest dyskutować, to to akurat wychodzi nam doskonale i wypełnia po brzegi firmowe spotkania. Dlatego spędzamy tam tyle czasu, a potem pozostaje nam poczucie, że tyle w tym czasie mogliśmy zrobić naprawdę pożytecznych rzeczy.

Bo z kolei, „poznać opinię” to powód (nie cel), dla którego ktoś chce się spotkać z innymi, a „zaprezentować” czy „przedyskutować” to metody (nie cel), które zostaną użyte na spotkaniu.

Co zatem jest właściwym celem?

Osiągnięcie celu ma doprowadzić do efektu na jakim nam zależy. Dlatego najpierw określ jaki efekt chcesz osiągnąć. Jak wygląda sytuacja, w której stwierdzisz „o to właśnie mi chodziło”. I teraz zastanów się co musi się stać na spotkaniu, abyś swój efekt dostał.

Przykład

Klient chce ofertę na wasz produkt, ale potrzebne będą specjalnie dla niego pewne modyfikacje. Wiesz na czym klientowi zależy, ale sam zmian nie dokonasz. Masz pomysł, ale nie jesteś pewien czy najlepszy. Jeśli nawet, to zmiany także muszą wprowadzić ludzie z innych działów.

Organizujesz spotkanie, bo chciałbyś doprowadzić do sytuacji, gdy masz gotową ofertę dla klienta (efekt). Możesz to osiągnąć tylko wtedy, gdy:

uzgodnisz na spotkaniu jakie wprowadzacie modyfikacje (cel),
podzielisz odpowiedzialności za ich wprowadzenie (cel),
ustalisz konieczne termin odebrania zadań (cel) .

Co jeszcze musi przygotować właściciel spotkania?

Powinien zadbać, aby w spotkaniu wzięli udział ci współpracownicy, którzy mogą podejmować decyzje niezbędne do realizacji celu. Tylko ci. Dopuszczalne jest zaproszenie ich przedstawicieli, ale tylko wtedy, gdy mają oddelegowane uprawnienia do decydowania.

Wiem, że różne są sposoby zapraszania ludzi na spotkania; wysyła się maile, blokuje czas we wspólnych kalendarzach, wysyła za ich pomocą zaproszenia. Każda metoda jest dobra, pod warunkiem, że jest skuteczna. Nic tak nie załamuje, jak sytuacja, gdy na spotkaniu nie ma kluczowych osób, a właściciel bezradnie rozkłada ręce mówiąc, że on „wysłał zaproszenie”.

Podpowiadam, aby do osób, które są nam potrzebne, po sprawdzeniu odpowiedniego terminu wysłać informację o czym będzie spotkanie (cel, efekt) i dlaczego ich obecność jest istotna. Napisz im także jak powinni się przygotować do spotkania. Tak powstaje zarys agendy. Potwierdzenie zawsze uzyskuję osobiście. Nie zakładam, że jak nie dostałam odmowy to oznacza potwierdzenie obecności. Jeśli nie mogę mieć pełnego składu, proszę o zastępców.

Gdy uzyskam potwierdzenia, wysyłam informację do zaproszonych z podaniem czasu, miejsca, uczestników i z agendą, a w niej informację o czasie trwania spotkania.

Logistyka spotkań, szczególnie w firmach, w których pracuje dużo osób, albo część z nich przebywa poza biurem zabiera trochę czasu. Gdy już do niego dojdzie, zawsze pamiętaj po co je zorganizowałeś. Pomoże ci to skutecznie je poprowadzić.

Warto pamiętać o kwestiach technicznych. Właściciel powinien zadbać o niezbędny sprzęt czy poczęstunek w trakcie spotkania.

Napisałam, że zalecam, aby nie organizować spotkań w gronie większym niż 8 osób. Mam na myśli takie spotkania, na których chce się coś ustalić. W większych grupach to już bardzo trudne.

Jak poprowadzić spotkanie, żeby dostać to, na czym nam zależy, żeby nie trwało wiecznie i żeby po takim spotkaniu ludzie nadal mogli utrzymywać relacje?

Jest kilka zaleceń:

na wstępie powiedz jaki jest cel spotkania, na jakim efekcie ci zależy,
powiedz czego oczekujesz od poszczególnych uczestników,
przedstaw plan pracy,
określ zasady panujące na spotkaniu (telefony komórkowe, grzebanie w necie, zadawanie pytań, zabieranie głosu, itp.)

Pamiętaj o swojej roli: to twoją odpowiedzialnością jest doprowadzić do efektu i osiągnąć cele.

Musisz dbać o dyscyplinę wypowiedzi swoją i uczestników. Ludzie uwielbiają przemieszczać się po wątkach. Nim się obejrzysz, będziecie w piętnastu innych tematach i w poszukiwaniu przynajmniej czterech rozwiązań dla zdiagnozowanych problemów. Szkoda, że nie w temacie 🙂

Dlatego tak ważna jest koncentracja i dokładne słuchanie tego co mówią inni. Tylko tak masz szanse ukrócić dygresje i wycieczki na inne tematy. Przygotuj się na asertywność, a czasami nawet stanowczość. Gdy uznasz, że „odkryty” przez was temat jest faktycznie istotny, przydziel mu właściciela – niech zorganizuje własne spotkanie 🙂

Jest coś jeszcze. Po spotkaniu konieczne będzie podsumowanie ustaleń. Nie uda się tego wykonać, jeśli w trakcie spotkania nie będzie sporządzana notatka. Jednak jeśli myślisz, że możesz prowadzić spotkanie i jednocześnie robić z niego notatkę… – to karkołomne. Poproś kogoś z uczestników, aby to robił.

Spotkanie powinny zamykać konkluzje uzgodnione ze wszystkimi uczestnikami. Jeśli trzeba wykonać dodatkowe zadania, ustal osoby odpowiedzialne, doprecyzuj standard wykonania i podaj terminy odbioru.

Wszystkie ustalenia i krótkie podsumowanie spotkania roześlij mailem do uczestników. Najpóźniej kolejnego dnia po spotkaniu. Później nikt już nie będzie pamiętał szczegółów, a jeśli w podsumowaniu są zadania, lepiej, aby kojarzyli 🙂

Jeśli rozdałeś zadania, do ciebie należy obowiązek ich odebrania. Pamiętaj, jeśli chcesz osiągnąć swój efekt.

Podsumowanie

Przed spotkaniem

określ efekt i cele,
ustal termin i skutecznie zaproś potrzebne osoby (maks. 8 osób),
powiedz uczestnikom jak się powinni przygotować,
sporządź agendę z czasem trwania poszczególnych części,
bezpośrednio przed spotkaniem zadbaj o sprzęt i poczęstunek,

Na spotkaniu

poinformuj o celu spotkania,
mów o oczekiwaniach wobec uczestników,
określ reguły panujące w czasie spotkania,
poproś kogoś o przygotowanie notatki,
dbaj o dyscyplinę wątków i przyjazność dyskusji,
rozdaj zadania,
na koniec zrób konkluzje,

Po spotkaniu

roześlij podsumowanie,
odbierz wykonaną pracę,

Organizuj kolejne coraz lepsze spotkania

POWODZENIA!

Podobał Ci się mój artykuł, podziel się swoją opinią w komentarzu i udostępnij dla innych 😀