Lista TO DO – jej wpływ na umysł menedżera

Wielu nie wyobraża sobie bez niej codziennego działania. Inni nigdy jej nie wykorzystywali, polegając na własnej pamięci i żółtych karteczkach 😜. Dla mnie lista TO DO to podstawowe (razem z kalendarzem) narzędzie organizowania pracy. Jej stosowanie ma wymiar praktyczny, ale także, co warto podkreślić, znacząco poprawia komfort psychiczny i obniża stres.

Gdy pracujesz w dynamicznym środowisku, wciąż pojawiają się wobec Ciebie nowe oczekiwania, napływają kolejne zadania, w trakcie pracy musisz wielokrotnie przerywać to, co aktualnie wykonujesz. Codziennie przetwarzasz mnóstwo informacji. Każdą z nich musisz przeanalizować i podjąć jakąś decyzję. Nawet nie zdajemy sobie sprawy, jak wiele decyzji musimy podejmować każdego dnia, jak wielu wyborów dokonać spośród istniejących opcji. A wszystko to przy niekompletnych danych. Nikt nIe ma komfortu posiadania całej potrzebnej informacji,  a jednak brak pełnego obrazu zwiększa ryzyko związane z decyzją, którą musimy podjąć. Wiele decyzji to ryzyko wielu błędów.

Pamięć robocza – nie rób z niej śmietnika.

W konsekwencji doświadczasz rosnącej presji; czujesz, że musisz robić więcej, szybciej i ponosisz coraz większe ryzyko w kontekście decyzji, które podejmujesz. To ogromny stres.
Wszystko o czym napisałam wyżej to także potężne obciążenie dla Twojej pamięci roboczej. Bez niej nie da się sprawnie funkcjonować. Obszar pamięci roboczej jest zaangażowany w znakomitą większość naszych czynności intelektualnych. Tymczasem, jest to zasób o ograniczonej pojemności (taki ciasny magazyn, w którym jednocześnie mieści się niewiele rzeczy), a przechowywane informacje mogą znajdować się tam przez bardzo krótki czas. Jeśli w tym czasie nie zostaną utrwalone i przeniesione do pamięci długotrwałej, zostaną zapomniane. Ponadto, stres i  intensywne przetwarzanie w pamięci operacyjnej wyczerpują energię mentalną, która, posługując się metaforą baterii, jeśli nie zostanie uzupełniona w czasie regeneracji, permanentnie obniży sprawność działania całego organizmu; m.in. zdolność do odnawiania, koncentrację i odporność.

Dlatego tak ważne jest, aby dbając o swoją sprawność intelektualną, nie wymagać od siebie pamiętania wszystkich spraw, którymi na co dzień raczy nas rzeczywistość. Do tego właśnie jest lista TO DO. Po to, tu zapisujesz wszystko, co  wpada do Twojej przestrzeni roboczej. 

Znam mnóstwo ludzi, którzy, gdy zaczęli korzystać z tego narzędzia, od razu zauważyli, że wraca ich poczucie kontroli; to oni panują nad sprawami, które trzeba załatwić. Przestali doświadczać paraliżującej obawy, że mają masę spraw do załatwienia, że z pewnością o czymś zapomnieli, że tego wszystkiego nie da się ogarnąć, że sami już pogubili się w tym natłoku pracy…

Gdy patrzą na swoją listę TO DO widzą jasno, co trzeba zrobić, a gdy dodatkowo nauczą się wyznaczać priorytety i planować zebrane zadania, wszystko to znacząco wpływa na obniżenie ich stresu.

Jak pracować z listą TO DO?

Po pierwsze, wyrób sobie nawyk zapisywania na niej wszystkiego, co wymaga Twojej aktualnej lub późniejszej uwagi. Niech to będą na bieżąco wpadające zadania, zlecenia, ale także pomysły, inspiracje, które przyjdą Ci do głowy w trakcie dnia,  też decyzje, które musisz podjąć czy hasła-haki do przemyśleń. Ileż to razy, w trakcie różnych zajęć wymyślałam coś, co później chciałam sprawdzić czy opracować, ale w natłoku spraw, które walczyły o uwagę w moim magazynie pamięci roboczej, pomysły te przepadały z kretesem. Teraz wszystko zapisuję.

To był powód, dla którego zrezygnowałam z papierowej listy TO DO. Używałam jej przez lata. Cały mój system planowania był do niedawna raczej analogowy 🙂 Jednak, jeśli chciałam zapisywać wszystko, musiałam mieć swoją listę zawsze pod ręką. Postanowiłam korzystać z narzędzi, które mogę mieć i w telefonie, i na desktopie, i na tablecie 🙂 

Aplikacji jest cała masa. Każdy może znaleźć coś dla siebie. Aktualnie pracuję z TO DO z pakietu Office 365. Jest prosta, a jednak posiada dodatkowe funkcjonalności, które pozwalają mi sprawnie planować zadania; ustalać priorytety i przenosić je do kalendarza. Zobaczcie jak wygląda w niej potok zadań:

Staram się tak formułować treść, aby jasne było co mam zrobić. Dlatego piszę „napisz”, „zaplanuj”, „ustal”, itd. Nie piszę „post na FB”, „artykuł o…” czy „wnioski z książki”. Takie podejście pomaga ćwiczyć głowę w myśleniu przez pryzmat efektów i ułatwia określanie czasu potrzebnego do wykonania zadania. Szczególnie, że sprawy umieszczane na liście mają różną granulację; znajdą się tam drobne zadania, np. „zadzwoń do Kasi”, ale także znacznie większe projekty, np. „przygotuj plan publikacji na kolejny tydzień”.

Lista TO DO to narzędzie do planowania działań.

Samo jej sporządzenie to dopiero początek. Ustalając priorytety przenoszę zadania do kalendarza. Nadaje im konkretną datę wykonania i czas jaki zamierzam na to przeznaczyć. Codziennie zaczynając dzień robię przegląd tego, co zawiera moja lista TO DO, aktualizuję plan i kalendarz. Na koniec dnia zawsze wykreślam z mojej listy to, co zostało przeze mnie zrealizowane. Lista TO DO musi być AKTUALNA.

Lista TO DO – samo notowanie to już zmiana. Jednak niewystarczająca.

Lista TO DO to znakomity sposób, aby odciążyć Twój ciągle przegrzewany umysł. To prosta, a jednak bardzo skuteczna metoda zwiększania poczucia kontroli i wpływu na to, co do tej pory, zdawało się, było trudne do ogarnięcia i przytłaczające. Wyraźnie pomaga funkcjonować w ultradynamicznym środowisku. Jest jednak jeden warunek: MUSISZ TO WDROŻYĆ. Musisz wyćwiczyć u siebie nawyk zapisywania, zaglądania, aktualizowania i przenoszenia zadań do kalendarza. Samo umieszczanie ich na liście nie załatwi sprawy. 

Trzymam kciuki za ćwiczenie dobrych nawyków.

A.

Podobał Ci się mój artykuł, podziel się swoją opinią w komentarzu i udostępnij dla innych.