Kto zarządza działaniami

Kto jest właścicielem?

Bardzo często właśnie to pytanie zadaję, gdy zaczynam pracę nad usprawnieniem organizowania w firmie. I nie chodzi o poszukiwanie czy ustalanie do kogo należą udziały w przedsiębiorstwie 🙂 Pytam o właścicieli spraw, zadań, procesów. Pytam o to, na kim ciąży odpowiedzialność za powodzenie danego działania. I ludzie się dziwią.

Kilka przykładów…

Zostałam niedawno zaproszona na spotkanie, na którym omawiano przebieg procesu, którego efektem miała być usunięcie błędów w systemie informatycznym. W systemie, dzięki, któremu klienci mogą składać zamówienia na produkty firmy bezpośrednio w fabryce. Skuteczność działań naprawczych wymagała ścisłej współpracy pomiędzy działem informatyki i obsługi klienta.

Ponieważ całe zadanie wiązało się z istotnym ryzykiem biznesowym, poproszono mnie o zaudytowanie założeń projektu i wskazanie słabych stron, których być może nie dostrzegli zarządzający. Pierwsze moje pytanie brzmiało: kto jest właścicielem procesu (dokładnie rzecz ujmując, projektu)? Usłyszałam, że po stronie informatyki, pan X, a po stronie obsługi klienta, pan Y. Jasne. Czyli nikt.

W innej firmie

Wprowadzamy nowe procedury w związku ze zmianami w strukturze firmy. Modyfikujemy także te, dotyczące prowadzenia projektów. Poglądowo, dostaję przykładową dokumentację projektową sporządzaną według dotychczasowych reguł. Pośród wielu punktów, danych i informacji, odnajduję ten, w którym określono zakres odpowiedzialności uczestników projektu. Łącznie sześć osób. Kto był  w tej firmie odpowiedzialny za projekt? Właśnie te sześć osób. Czyli nikt.

Ostatni przykład

Tym razem jestem „cieniem”. Przyglądam się przebiegowi spotkania. Spotkanie operacyjne, bieżące. Jestem tam, bo menedżerowie wiedzą, że coś w tych spotkaniach nie działa. Nie wiedzą co, ale chcą usprawnić ich przebieg. Doskwiera im mnogość spotkań i poczucie, że w gruncie rzeczy, niewiele one wnoszą (zmora wielu firm). Gdy pytam co ma być efektem spotkania, dowiaduję się, że „omówienie tematów” (klasyka firmowych spotkań). Pisałam o tym tu: https://pieczynska.com.pl/zarzadzanie/spotkania-nasze-powszednie/

Jak przebiega spotkanie? Większość uczestników przed laptopami, stuka w klawiaturę. W zasadzie nie przerwali pracy, którą wykonywali przed przyjściem do sali konferencyjnej. Ktoś zabiera głos, ktoś podejmuje dyskusję, niektórzy przekrzykując się walczą o głos . Wiele pytań, wiele wątków, karuzela emocji. Gdy zaczyna się druga godzina spotkania, zniecierpliwiona chaosem, który widzę, zadaję pytanie, kto jest właścicielem tego spotkania. Uczestnicy milkną.

Zdaje mi się, że teraz odezwie się menedżer z „marketingu”, bo był najaktywniejszy i starał się uzyskać kontrolę nad spotkaniem. Ale nie. Głos zabiera człowiek z „finansów”. Całe spotkanie milczał, czasami coś zanotował w zeszycie. Mówi, że on nie wie czy jest właścicielem, ale to on zorganizował to spotkanie, bo uważał, że o temacie, który zaproponował w zaproszeniu trzeba pomówić, bo konsekwencje obecnego stanu jego działu dotyczą najbardziej.

WAŻNE! Kto jest właścicielem?

Po tych przykładach, najważniejsze zdanie tego tekstu:  Jeśli za dany proces, projekt, działanie, spotkanie, generalnie, efekt jakie ma ono przynieść będą odpowiedzialni wszyscy, to nikt nie będzie odpowiedzialny. Wszystkie inicjatywy muszą mieć swojego właściciela. Jednego. Nie kilku. Nie dwóch. Jednego!!!

Co robi właściciel?

Właściciel odpowiada, decyduje, ponosi konsekwencje, bo ma uprawnienia. Właściciel koordynuje. Dba, by pozostali działający z nim widzieli sens. Określa wizję efektu i decyduje o narzędziach i metodach. Innymi słowy – zarządza.

I w żadnym razie nie chodzi o to, aby wyznaczyć “chłopca do bicia”, tego, który będzie ciągnął po górę wóz, na którym pozostali siedzą. Chodzi o to, że musi pojawić się ktoś, kto dostanie wraz z osobistą odpowiedzialnością za osiągnięcie efektu, uprawnienia do podejmowania decyzji. Władzę w zakresie wytyczonym przez zadanie.

I wtedy sam może zdecydować, co z tym wozem; czy siedzi na nim sam, a inni ciągną, czy może on wpycha, gdy inni patrzą, czy jednak potrafi zrobić tak, aby wszyscy się zaangażowali i poczuli wspólną odpowiedzialność. Jedno jest pewne: gdy takiej osoby nie ma, ryzyko, że wszyscy usiądą na wozie, albo chwycą za dyszel i będą szarpać, każdy w swoim kierunku, jest bardzo prawdopodobne.

W projekcie, jego właściciel zarządza całym projektem, odpowiada za osiągnięcie efektu i wskaźników sukcesu. Ci, którzy znają metodyki zarządzania projektami, wiedzą, że to oczywiste. W innych, mniej złożonych działaniach, gdy wiadomo kto jest właścicielem, wiadomo z kim rozmawiać, wiadomo komu dostarczać informacje i od kogo je pozyskiwać.

Na spotkaniach, właściciel m.in. przygotowuje zakres (agendę), pilnuje, aby trzymać się meritum, a przede wszystkim decyduje o sposobie i terminie egzekucji ustaleń ze spotkania. Czyli kto, co zrobi, w jakim czasie, kogo i jak o tym poinformuje. Bez takiej osoby najczęściej ze spotkania nie ma nawet notatki. Uczenie ludzi bycia właścicielami działań zespołów podnosi ich kompetencje, uczy odpowiedzialności, ale poprzez dawanie uprawnień motywuje, zwiększa ich zaangażowanie.

Brak właścicieli działań rodzi chaos, szczególnie, gdy coś idzie nie tak. Wtedy, gdy powszechna staje się postawa „to nie moja wina”. Ona z kolei, znacząco utrudnia wnioskowanie i podejmowanie decyzji „co teraz” i „co kolejnym razem”. Wszystko to skutecznie ogranicza uczenie się organizacji. W dzisiejszych czasach niezbędne, jeśli firma chce przetrwać.

Dlatego, jeśli chcesz sprawnie zarządzać, pamiętaj każde zadanie, cel, proces, projekt, strategia, itp., itd. muszą mieć swojego właściciela. Wyznaczaj go zawsze.

AP


Podobał Ci się mój artykuł, podziel się swoją opinią w komentarzu i udostępnij dla innych 😀
Zapisz się na newsletter i odbierz bezpłatne materiały!

Jeżeli chcesz zapisać się na newsletter i otrzymywać informacje o nowościach, produktach i ofertach Agnieszka Pieczyńska Doradztwo Biznesowe, ul. Cyfrowa 6, 71-441 Szczecin kliknij w powyższy link potwierdzający. Klikając w link, wyrażasz zgodę na otrzymywanie newslettera i informacji o nowościach, produktach i ofertach Agnieszka Pieczyńska Doradztwo Biznesowe.

Administratorem podanych przez Ciebie danych osobowych będzie Agnieszka Pieczyńska Doradztwo Biznesowe, ul. Cyfrowa 6, 71-441 Szczecin. Twoje dane będą przetwarzane wyłącznie w celu przesyłania Ci newslettera. W każdej chwili będziesz mógł uzyskać dostęp do swoich danych, poprawić je lub usunąć. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do zapisu na newsletter.