Podsumowanie tak samo ważne jak planowanie

Dzisiaj chciałabym Was zachęcić do wyrobienia w sobie nawyku, który pozytywnie wpłynie nie tylko na Wasze umiejętności organizowania pracy, ale także na Wasze samopoczucie.

Takim nawykiem jest robienie regularnych podsumowań podejmowanych działań. Gdy zaczynamy bardziej systemowo i systematycznie podchodzić do organizacji pracy, dowiadujemy się z książek czy na kursach, że kluczowe jest odpowiednie planowanie. I to prawda. Jednak zbyt rzadko mówi się nam, że wymogiem dla dobrego planowania jest robienie dobrych podsumowań.

Dlaczego robienie podsumowań jest ważne

Przypominam Wam, że zarządzanie to cykl, który rozpoczęty planowaniem, dla swojej skuteczności, wymaga w ostatnim etapie oceny tego, co zrealizowaliśmy. Czyli należy przeprowadzić podsumowanie.

Regularne robienie podsumowań pozytywnie wpływa na dwa wymiary, przeplatające się w zarządzaniu:

– organizacyjny,

– emocjonalny.

W aspekcie organizacyjnym podsumowania służą do oceny tego, co z zaplanowanych rzeczy zrealizowałaś i na jakim poziomie w stosunku do zamierzeń jest uzyskany efekt. Taka analiza pozwala na doskonalenie kolejnych iteracji planowania. Wyciągasz lekcje z tego, co należy kolejnym razem zrobić lepiej, ale także, oceniasz które wyniki są satysfakcjonujące i jakie płynął z nich wnioski dla dobrych praktyk. Innymi słowy, decydujesz, jakie sposoby i metody należy kontynuować.

Uważam, że uczenia się na błędach to zupełnie dobre zalecenie, jednak zachęcam Was także do analizowania tego, co poszło zgodnie z założeniami. Poza korzyściami związanymi z lepszym organizowaniem ma to jeszcze jedną zaletę. Bardzo istotną.

Dzięki temu macie możliwość budować własne poczucie sprawstwa i podnosić samoocenę. Nawet nie wiecie jak często zaniedbujemy ten aspekt. Pytam czasami menedżerów, co ostatnio zrobili takiego, z czego mogą być dumni lub o to, czego by sobie pogratulowali, gdyby byli swoimi szefami. Wielu z nich wprawiam tym pytaniem w zakłopotanie lub wywołuję zdziwienie.

Przyznają, że zupełnie się nad tym nie zastanawiają. Prawienie sobie uwag, połajanki w myślach, ciągłe mówienie sobie, co jest nie tak, co jeszcze trzeba poprawić – o to, to owszem, ale żeby tak się samemu pochwalić… Żeby powiedzieć sobie dobre słowo… „No, nie przesadzajmy!” – słyszę nawet 🤨

Tylko, że w tym nie ma przesady. Gdy rozmawiamy o współpracownikach to sprawa przestaje być taka egzotyczna. Rozumiemy, że powinniśmy doceniać i dawać wyraz postępom i sukcesom naszych pracowników. Ale, gdy chodzi o nas samych…

Dlatego jednak będę się upierać. Ćwicz zmianę nawyku; codziennie na koniec dnia wymień trzy rzeczy, z których jesteś zadowolony, a które są wynikiem Twojego działania. Daj sobie uznanie.

Po takim codziennym treningu, podsumowując tydzień bez kłopotu będziesz potrafiła określić, które spośród wykonanych zadań dały Ci satysfakcję i za które należy Ci się pochwała. Wraz z praktykowaniem będzie rosło Twoje poczucie sprawstwa.

Rzadziej będziesz doświadczał poczucia, że robisz i robisz, i uwijasz się, jak w ukropie i w sumie… nie bardzo wiadomo co z tego wynika. Wiecie, jak wiele osób na to narzeka? Całymi dniami wykonujemy mnóstwo zadań, prowadzimy wiele rozmów, bierzemy udział w przeróżnych spotkaniach, a na koniec dnia… mamy poczucie, że niewiele, a nawet, że nic nie zrobiliśmy. Codzienne praktykowanie uświadamiania sobie trzech pozytywnych efektów uchroni Was przed poczuciem tej dojmującej frustracji.

Jak robić podsumowanie?

To proste 😊

1. Sprawdź, które z zaplanowanych zadań wykonałeś zgodnie z planem, które musisz dokończyć, a które nadal pozostają nietknięte.
2. Dla tych, które zdecydowałaś przenieść na kolejny tydzień określ ponownie priorytety,
3. Poświęć chwilę na analizę zadań wykonanych.

Pomocne mogą okazać się odpowiedzi na pytania:

– Które działania wymagają dokończenia i z jakiego powodu nie udało mi się ich zrealizować w zaplanowanym czasie? Co zrobię, aby w przyszłości unikać tego typu utrudnień lub lepiej planować terminy zakończenia?

– Których działań nie wykonałam? Co było przyczyną? Czy nadal są dla mnie ważne? Kiedy chcę je zrealizować?

– Co było dla mnie trudne i co powoduje, że tak to postrzegam? Jakie wyciągam z tego lekcje i co zmienię w swoich działaniach?

– Jakie efekty osiągnęłam? Do czego dalej mogę je wykorzystać i czy są one zgodne z moimi priorytetami? Z czego mogę być szczególnie dumny? Co wpłynęło na to, że zakończyłam działania sukcesem?

– Czego nowego się nauczyłam? W czym zrobiłem postęp? Co zrobiłem inaczej niż zawsze? Czego powinnam się nauczyć?

Takie regularne podsumowania nie wymagają nadzwyczajnej formy, nie trzeba na nie także przeznaczać dużo czasu. Gdy umiejętność zamieni się w nawyk przebiega to bardzo sprawnie. Najlepiej, gdy takie podsumowanie robisz codziennie. Jednak, jeśli z jakiegoś powodu oceniasz, że nie możesz tego robić tak często, rób to raz w tygodniu. Najlepiej na koniec, w piątek. Ja przeznaczam na to około 30 minut. 30 minut w tygodniu. To niewiele, a efekty istotne. Sama wkrótce się przekonasz.

Powodzenia

A.